關于規范使用辦公郵箱的通知

2023-04-13 來源：中國教育在線

各處室、部門：

為進一步規范辦公郵箱使用管理，增強辦公郵箱安全防護能力，按照上級文件和學校要求，現就加強我校辦公郵箱使用管理相關工作要求通知如下。

一、辦公郵箱定義：

辦公郵箱是指以部門或學校名義發送、接收、存儲、處理、轉發郵件的郵箱，不包括處理個人郵件的郵箱。例如：行政辦接收個人工作總結的郵箱，接收市民中心、教育局通知文件的郵箱，以及向上級部門上報各種材料的郵箱。

二、落實辦公郵箱網絡安全責任制

請各部門明確辦公郵箱的負責人，并填寫《秦皇島開放大學辦公郵箱備案表》，于6月17日下班前交信息技術中心。

三、嚴格執行文件傳輸規定

1、各部門辦公郵箱內的郵件要定期（30天）進行備份清理，不得存儲大量公務信息。即超過30天的郵件如果仍有用，就備份到本地，否則徹底刪除。

2、各部門已在使用的辦公郵箱，即日起，禁止用于個人用途使用，不可通過此郵箱接收或發送個人郵件。

3、如發生郵箱安全事件，務必保留問題郵件原件，并及時向信息技術中心報告。

四、加強辦公郵箱防護措施

1、辦公郵箱登錄密碼需采用高復雜度口令（8位以上大小寫字母＋數字＋特殊字符組合），嚴禁使用弱口令（123456、部門縮寫、部門電話號碼、生日等），郵箱登錄口令需定期更換，專人專用，并杜絕輪換使用。

2、辦公郵箱需開啟二次驗證功能，即每次登錄需要通過輸入短信驗證碼進行二次驗證，郵箱綁定的手機號碼應為負責人手機號碼。

五、防范“釣魚郵件”攻擊

辦公郵箱負責人應加強網絡安全防范意識，不在陌生電腦上登錄使用辦公郵箱，不輕信發件人地址中顯示的姓名、不放松對“熟人”郵件的警惕，不要點開陌生郵件中鏈接，不要使用公共場所網絡設備執行操作。登錄郵箱的辦公電腦，做好安全防護，定期殺毒，防范互聯網黑客入侵及U盤病毒。

請各部門進一步提高安全意識，切實履行網絡安全責任，確保不發生辦公郵箱安全事件。

技術咨詢：信息技術中心0335-3076207